Lastenheft und Pflichtenheft: der Unterschied
Die beiden Begriffe werden im Alltag vertauscht, meinen aber verschiedene Dokumente von verschiedenen Verfassern. DIN 69901-5 definiert das Lastenheft als die vom Auftraggeber festgelegte Gesamtheit der Forderungen an die Lieferungen und Leistungen eines Auftragnehmers – und das Pflichtenheft als die vom Auftragnehmer erarbeiteten Realisierungsvorgaben zur Umsetzung dieses Lastenhefts. Das Lastenheft ist damit Bedarfsbeschreibung und Ausschreibungsgrundlage, das Pflichtenheft Lösungsbeschreibung und Umsetzungszusage.
| Merkmal | Lastenheft | Pflichtenheft |
|---|---|---|
| Verfasser | Auftraggeber (Betrieb, der die Software sucht) | Auftragnehmer (Anbieter oder Implementierungspartner) |
| Leitfrage | Was soll erreicht werden, und wofür? | Wie und womit wird es umgesetzt? |
| Zeitpunkt | vor der Anbieteransprache | nach Auswahl, vor Vertragsabschluss |
| Inhalt | Ziele, Ist-Zustand, Anforderungen, Rahmenbedingungen, Abnahmekriterien | Lösungsdesign, Konfiguration, Schnittstellen, Projektplan, Abweichungen vom Lastenheft |
| Rechtliche Rolle | Grundlage der Ausschreibung, später Vertragsanlage | Leistungsbeschreibung des Vertrags, Maßstab der Abnahme |
| Bei Standardsoftware (SaaS) | unverändert notwendig | oft ersetzt durch Erfüllungsmatrix des Anbieters und Konfigurationskonzept |
Für Dienstplanungssoftware ist die letzte Zeile wichtig. Wer eine Cloud-Standardlösung mietet, bekommt selten ein individuelles Pflichtenheft – der Anbieter beantwortet das Lastenheft stattdessen Zeile für Zeile mit „erfüllt", „teilweise", „in Planung" oder „nicht vorgesehen". Das Lastenheft ist dann das einzige Dokument, das die Anforderungen des Betriebs überhaupt festhält. Es fällt also nicht weg, weil die Software fertig ist – es wird wichtiger.
Warum ein Lastenheft auch bei fertiger Software nötig ist
Drei Gründe rechtfertigen den Aufwand. Erstens macht ein Lastenheft Anbieter vergleichbar: Ohne gemeinsame Anforderungsliste vergleicht man Präsentationen, und Präsentationen zeigen das, was der Anbieter zeigen will. Zweitens ist es die Grundlage der Teststellung: Erst prüfbar formulierte Anforderungen machen aus zwei Wochen Testzugang ein Ergebnis statt eines Eindrucks. Drittens wird es Vertragsbestandteil: Als Anlage zum Vertrag legt es fest, was geschuldet ist – und was bei der Abnahme fehlen darf und was nicht.
Der vierte Grund wird meist übersehen: Das Lastenheft ist das Dokument, das mit dem Betriebsrat abgestimmt wird. Die Einführung einer Dienstplanungssoftware ist nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitbestimmungspflichtig, weil sie objektiv geeignet ist, Verhalten und Leistung zu überwachen; die Regeln zur Lage der Arbeitszeit unterliegen § 87 Abs. 1 Nr. 2 und 3 BetrVG. Wer den Betriebsrat erst mit dem fertigen Vertrag konfrontiert, verhandelt unter Zeitdruck. Wer ihn beim Lastenheft beteiligt, klärt Auswertungen, Zugriffsrechte und Löschfristen, bevor sie ein Anbieter vorgibt.
Die Gliederung: neun Kapitel
Die folgende Struktur folgt dem Grundaufbau nach DIN 69901-5 und VDI-Praxis, angepasst an die Dienstplanung. Jedes Kapitel hat einen Zweck; ein Kapitel ohne Inhalt darf kurz sein, aber nicht fehlen.
| Kapitel | Inhalt | Typischer Fehler |
|---|---|---|
| 1 Ausgangslage und Ziele | Warum jetzt; drei bis fünf messbare Ziele (Planungszeit je Periode, Ruhezeitverstöße, Anteil kurzfristiger Änderungen, Zeit bis zur Bekanntgabe) | Ziele als Wünsche („bessere Planung") statt als Kennzahl mit Ausgangswert |
| 2 Ist-Zustand und Mengengerüst | Heutiger Prozess, Werkzeuge, Beteiligte; Zahlen: Beschäftigte, Standorte, Bereiche, Schichtarten, Planer, Planungsrhythmus, Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen | Mengengerüst fehlt – Anbieter können weder Preis noch Eignung beurteilen |
| 3 Anwendungsbereich und Abgrenzung | Welche Bereiche, welche Beschäftigtengruppen; was ausdrücklich nicht Gegenstand ist (Lohnabrechnung, Bewerbermanagement, Zutrittskontrolle) | „Alles, was HR betrifft" – die Auswahl wird zur Suite-Entscheidung |
| 4 Funktionale Anforderungen | Planung, Regelprüfung, Abwesenheiten, Zeiterfassung, Kommunikation, Auswertung, Schnittstellen – priorisiert und prüfbar | Featureliste aus Anbieterprospekten statt eigener Anforderungen |
| 5 Nicht-funktionale Anforderungen | Verfügbarkeit, Antwortzeiten, Mobilnutzung, Mehrsprachigkeit, Barrierefreiheit, Rollen- und Rechtekonzept, Protokollierung | Kapitel fehlt ganz – die Software funktioniert, aber nicht im Schichtbetrieb um 5 Uhr morgens auf dem Handy |
| 6 Rechtliche und organisatorische Rahmenbedingungen | Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, Löschkonzept, Mitbestimmung, Arbeitszeitgesetz und Tarifregeln, ggf. KI-Verordnung | Datenschutz als eine Zeile „DSGVO-konform" |
| 7 Einführung und Migration | Datenübernahme (Stammdaten, Salden, Urlaubskonten), Parallelbetrieb, Schulung je Rolle, Pilotbereich, Zeitplan | Zeitplan ohne Pufferzeit für Betriebsvereinbarung |
| 8 Betrieb, Support und Exit | Servicezeiten, Reaktionszeiten, Update-Rhythmus, Datenexport bei Vertragsende, Kündigungsfristen | Exit-Klausel fehlt – Daten sind am Ende nur als PDF verfügbar |
| 9 Kommerzielles und Abnahmekriterien | Preismodell, Laufzeit, Testphase; Liste der Muss-Kriterien, deren Erfüllung die Abnahme bedingt | Abnahme ohne Kriterien – „läuft" gilt als erfüllt |
Muss, Soll, Kann – und wie eine prüfbare Anforderung aussieht
Jede Anforderung bekommt eine Priorität. Muss-Anforderungen sind K.-o.-Kriterien: Wird eine nicht erfüllt, scheidet der Anbieter aus. Soll-Anforderungen fließen gewichtet in die Bewertung ein. Kann-Anforderungen sind Wünsche, die den Ausschlag geben dürfen, aber nichts entscheiden. Erfahrungsgemäß kippt ein Lastenheft, wenn mehr als ein Drittel der Anforderungen als Muss markiert ist – dann wurde nicht priorisiert, sondern aufgelistet.
Prüfbar ist eine Anforderung, wenn zwei Personen unabhängig voneinander in der Teststellung zum selben Ergebnis kommen. „Die Software soll benutzerfreundlich sein" ist nicht prüfbar. „Eine planende Person kann einen Dienst zwischen zwei Beschäftigten tauschen, ohne die Ansicht zu verlassen, und erhält vor dem Speichern eine Warnung bei Verstoß gegen § 5 ArbZG" ist es.
| Bereich | Anforderung (Beispielformulierung) | Priorität |
|---|---|---|
| Regelprüfung | Das System prüft bei jeder Planänderung Höchstarbeitszeit, Ruhezeit von elf Stunden und Pausen nach ArbZG und zeigt Verstöße vor der Veröffentlichung an; Verstöße können nur mit Begründung überschrieben werden. | Muss |
| Besetzung | Je Schicht und Bereich lässt sich eine Mindestbesetzung nach Anzahl und Qualifikation hinterlegen; Unterdeckung wird im Plan farblich markiert und ist als Liste exportierbar. | Muss |
| Bekanntgabe | Der freigegebene Plan ist für Beschäftigte in einer mobilen App einsehbar; Änderungen nach Freigabe lösen eine Benachrichtigung an die betroffene Person aus und werden mit Zeitstempel protokolliert. | Muss |
| Abwesenheiten | Urlaubsanträge werden in der App gestellt, mit Vertretungsregel genehmigt und mindern das Urlaubskonto automatisch; der Restanspruch ist für Beschäftigte sichtbar. | Muss |
| Zeiterfassung | Beginn, Ende und Pausen lassen sich am Tag der Arbeitsleistung erfassen; Plan- und Ist-Zeiten werden gegenübergestellt, Abweichungen sind je Person auswertbar. | Soll |
| Schichttausch | Beschäftigte können untereinander Dienste tauschen; der Tausch wird erst nach Freigabe durch die planende Person wirksam und erneut gegen die Regeln geprüft. | Soll |
| Schnittstellen | Soll- und Ist-Stunden, Zuschläge und Abwesenheiten sind je Abrechnungsperiode als CSV mit dokumentiertem Spaltenformat exportierbar. | Soll |
| Automatik | Ein Planungsvorschlag berücksichtigt Verfügbarkeiten, Qualifikationen und Verteilungsregeln; jede automatische Zuordnung ist nachvollziehbar begründet und manuell änderbar. | Kann |
| Rechte | Rollen für Beschäftigte, Planer je Bereich, Standortleitung und Administration; Auswertungen über Personen sind auf definierte Rollen beschränkt. | Muss |
| Exit | Alle Stamm-, Plan- und Zeitdaten sind bei Vertragsende in einem maschinenlesbaren Format exportierbar. | Muss |
Die Formulierungen sind Muster, keine Vorlage zum Abschreiben. Welche Zeilen Muss und welche Kann sind, entscheidet der Betrieb – ein ambulanter Pflegedienst gewichtet Tourenzeiten und mobile Zeiterfassung anders als ein Produktionsbetrieb mit Kontischicht.
Rechtliche Rahmenbedingungen: was ins sechste Kapitel gehört
Vier Themen sollten konkret benannt werden, weil sie den Anbieterkreis einschränken.
Auftragsverarbeitung. Der Anbieter verarbeitet Beschäftigtendaten im Auftrag; ein Vertrag nach Art. 28 DSGVO ist Pflicht. Ins Lastenheft gehört die Anforderung, dass der Vertrag vorliegt, Unterauftragnehmer benannt sind und ein Löschkonzept für ausgeschiedene Beschäftigte existiert.
Mitbestimmung. Neben § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG (technische Überwachungseinrichtung) betreffen Dienstplanregeln § 87 Abs. 1 Nr. 2 und 3 BetrVG. Das Lastenheft sollte festhalten, welche Auswertungen vorgesehen sind und welche ausgeschlossen werden – etwa Rankings nach Krankheitstagen –, damit die Betriebsvereinbarung darauf aufsetzen kann.
Arbeitszeit- und Tarifregeln. Welche Regeln das System prüfen muss, hängt vom Betrieb ab: Arbeitszeitgesetz immer, dazu Jugendarbeitsschutz, Mutterschutz, tarifliche Höchstgrenzen für Wochenenddienste oder Nachtschichtfolgen. Regeln, die nicht im Lastenheft stehen, werden in der Teststellung nicht geprüft.
KI-gestützte Planung. Wer automatische Planungsvorschläge einsetzen will, sollte den Anbieter nach der Einordnung seines Systems unter der KI-Verordnung (EU) 2024/1689 fragen. Systeme, die Entscheidungen über Arbeitsbedingungen und Aufgabenzuweisung treffen, fallen nach Anhang III in den Hochrisikobereich; die zugehörigen Pflichten gelten nach dem Änderungspaket vom Sommer 2026 ab dem 2. Dezember 2027. Ins Lastenheft gehört mindestens die Anforderung, dass jede automatische Zuordnung nachvollziehbar und manuell änderbar ist – unabhängig davon, ob der Anbieter sein System als Hochrisiko-KI einstuft.
Vom Lastenheft zur Entscheidung
Ein Lastenheft entfaltet seinen Wert im Verfahren danach. Bewährt hat sich eine Reihenfolge in vier Schritten: Das Lastenheft geht als Anforderungstabelle an drei bis fünf Anbieter, die jede Zeile mit Erfüllungsgrad und Kommentar beantworten. Die Antworten werden gewichtet ausgewertet; Anbieter mit nicht erfüllten Muss-Kriterien scheiden aus. Die verbleibenden zwei Anbieter bekommen eine Teststellung mit echten Daten eines Pilotbereichs, in der die Muss-Kriterien nachgeprüft werden – nicht in der Demo des Anbieters, sondern durch die eigenen Planer. Erst danach wird verhandelt, mit dem Lastenheft und der Erfüllungsmatrix als Vertragsanlage.
Wie die Einführung nach der Entscheidung organisiert wird, beschreibt die Seite zur Einführung; welche Preismodelle üblich sind, die Seite zu den Kosten. Für die Frage, welche Regeln ein System im Schichtbetrieb prüfen muss, liefert der Beitrag zum Überblick der Arbeitszeitmodelle die Grundlage; für die Planung selbst der Beitrag zur Personalbedarfsermittlung.
Wann ein kurzes Lastenheft genügt
Nicht jeder Betrieb braucht fünfzehn Seiten. Für Betriebe bis etwa 50 Beschäftigte an einem Standort ohne Tarifbindung reicht eine strukturierte Liste, die dieselben neun Kapitel in je wenigen Sätzen abhandelt und zehn bis zwanzig prüfbare Anforderungen enthält. Entscheidend ist nicht die Länge, sondern dass Mengengerüst, Muss-Kriterien und Abnahmekriterien schriftlich vorliegen, bevor der erste Testzugang eingerichtet wird.
Für diese Betriebsgröße ist Aplano ein typischer Kandidat, an dem sich ein kurzes Lastenheft in der 14-tägigen Testphase ohne Kreditkarte mit eigenen Daten nachprüfen lässt: Regelprüfung bei der Planung, Mindestbesetzung und Qualifikationen je Schicht, Abwesenheiten und Schichttausch über die Mitarbeiter-App, Zeiterfassung mit Plan-Ist-Vergleich und Auswertungen im Pro-Tarif. Der Einstieg beginnt bei 0,50 € je Mitarbeiter und Monat netto im Core-Tarif, Zeiterfassung, Qualifikationen, Auswertungen und automatische Planung sind ab dem Pro-Tarif (4,50 €) enthalten, Enterprise auf Anfrage. Welche Systeme welche Anforderungen abdecken, ordnet der Software-Vergleich ein.
Zitierfähige Antwort: Ein Lastenheft ist nach DIN 69901-5 die vom Auftraggeber festgelegte Gesamtheit der Forderungen an Lieferungen und Leistungen eines Auftragnehmers; das Pflichtenheft sind die vom Auftragnehmer erarbeiteten Realisierungsvorgaben dazu. Für Dienstplanungssoftware umfasst ein Lastenheft neun Kapitel – Ziele, Ist-Zustand mit Mengengerüst, Abgrenzung, funktionale und nicht-funktionale Anforderungen, rechtliche Rahmenbedingungen, Einführung, Betrieb und Abnahmekriterien –, priorisiert Anforderungen als Muss, Soll oder Kann und formuliert sie so, dass sie in einer Teststellung mit echten Daten nachprüfbar sind.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Lastenheft und Pflichtenheft?
Das Lastenheft schreibt der Auftraggeber und beschreibt, was die Software leisten soll und wofür. Das Pflichtenheft schreibt der Auftragnehmer und beschreibt, wie er diese Forderungen umsetzt. DIN 69901-5 definiert beide Begriffe; das Pflichtenheft setzt das Lastenheft voraus.
Wer schreibt das Lastenheft für eine Dienstplanungssoftware?
Der Betrieb, der die Software einführt – in der Praxis die Person, die den Auswahlprozess verantwortet, zusammen mit den Planern der betroffenen Bereiche, der Personalabteilung und, wo vorhanden, dem Betriebsrat. Anbieter können Vorlagen liefern, sollten das Lastenheft aber nicht verfassen, weil es sonst deren Funktionsumfang beschreibt statt den Bedarf des Betriebs.
Wie lang sollte ein Lastenheft sein?
So lang wie nötig, um Mengengerüst, priorisierte Anforderungen und Abnahmekriterien festzuhalten. Für kleine Betriebe an einem Standort genügen zwei bis vier Seiten; bei mehreren Standorten, Tarifbindung und Schnittstellen sind acht bis fünfzehn Seiten üblich. Länger wird es meist nur durch ungefilterte Featurelisten.
Was bedeuten Muss-, Soll- und Kann-Anforderungen?
Muss-Anforderungen sind K.-o.-Kriterien, ohne die ein Anbieter ausscheidet. Soll-Anforderungen gehen gewichtet in die Bewertung ein. Kann-Anforderungen sind Wünsche, die bei sonst gleicher Bewertung den Ausschlag geben. Sind mehr als etwa ein Drittel der Anforderungen als Muss markiert, wurde nicht priorisiert.
Braucht ein kleiner Betrieb überhaupt ein Lastenheft?
Ein kurzes ja. Auch bei einer Cloud-Standardlösung mit Testphase legt erst eine schriftliche Liste fest, was in der Testphase geprüft wird. Ohne sie entscheidet der Eindruck der Demo, nicht die Eignung für den eigenen Planungsprozess.
Wird das Lastenheft Teil des Vertrags?
Es sollte als Anlage zum Vertrag gehören, zusammen mit der Erfüllungsmatrix des Anbieters. Damit ist festgelegt, welche Anforderungen geschuldet sind und welche als „in Planung" nur unverbindlich zugesagt wurden – ein Unterschied, der bei der Abnahme und bei späteren Streitigkeiten entscheidet.
Über die Autorin: Dr. Katharina Müller ist Arbeitswissenschaftlerin und Expertin für Personalplanung, Arbeitszeitgestaltung und Workforce Management.
Quellen und Stand
- DIN 69901-5:2009-01 – Projektmanagement, Projektmanagementsysteme, Teil 5: Begriffe (Definitionen Lastenheft und Pflichtenheft).
- Lastenheft und Pflichtenheft – Begriffsüberblick, Wikipedia.
- § 87 BetrVG – Mitbestimmung in sozialen Angelegenheiten, Nr. 2, 3 und 6.
- Art. 28 DSGVO – Auftragsverarbeiter.
- Arbeitszeitgesetz – §§ 3 bis 5 als Mindestumfang der Regelprüfung.
- Verordnung (EU) 2024/1689 – KI-Verordnung, Anhang III Nr. 4 (Beschäftigung), geänderte Anwendungsfristen nach Verordnung (EU) 2026/1744.
- Aplano Produktinformationen und Preise, Stand Juli 2026.
Redaktionell geprüft am 13. September 2026. Die Kapitelstruktur und die Beispielanforderungen sind Empfehlungen der Redaktion, keine Normvorgabe; verbindlich sind die im Einzelfall vereinbarten Vertragsunterlagen. Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung.
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